skip to Main Content

Een functieprofiel opstellen, zo doe je dat!

In het vorige blog hebben we ons stappenplan voor een succesvolle sollicitatieprocedure met je gedeeld. Je herinnert je vast dat één van de stappen het opstellen van een functieprofiel is. Maar wat staat daar eigenlijk allemaal in?

Met het zogenaamde functieprofiel bepaal je de ideale kandidaat voor de vacature die je wilt invullen. Ook kun je de verkorte versie gebruiken voor personeelsadvertenties en biedt het houvast tijdens de brievenselectie en het uiteindelijke gesprek.

Ook nadat je iemand hebt aangenomen kan een functieprofiel helpen. Bijvoorbeeld als maatstaf bij het beoordelen van een werknemer. Mocht het ooit komen tot ontslag wegens slecht functioneren, dan heb je het profiel nodig voor een gedegen onderbouwing.

Onderdelen functieomschrijving

Natuurlijk kun je zelf bepalen wat je opneemt in jouw functieprofiel. Dit zijn volgens ons de elementen die jou zullen helpen om de gedroomde kandidaat te vinden:

Nieuwe functienaam

Het lijkt vanzelfsprekend, maar bij een nieuwe functie hoort natuurlijk een goede nieuwe functienaam. Deze neem je ook op in de personeelsadvertentie. Een goede functienaam is herkenbaar voor sollicitanten en valt op. Dit vergroot tegelijkertijd jouw bereik via zoekmachines of vacaturesites.

De cultuur van jullie bedrijf

Elk bedrijf heeft een bepaalde cultuur en de sollicitant moet daar wel bij passen. Wat zijn jullie kernwaarden? Op wat voor manier werken jullie samen? Omschrijf jullie werksfeer met heldere termen die duidelijk maken waar de kandidaat terecht komt.

Organisatorische omgeving van de functie

Waar bevindt de functie zich in de organisatie? Hoe groot is het team en op welke afdeling wordt er gewerkt? Wie heeft de verantwoordelijkheid en met welke afdelingen en personen is veel contact? Een organogram kan hier uitkomst bieden.

Taken en verantwoordelijkheden

Wat houdt de functie exact in? Wat zijn de taken, hoe veel tijd staat daarvoor, wat zijn de targets? Om misverstanden achteraf te voorkomen werken veel bedrijven daarom tegenwoordig voor elke functie met gerichte Key Performance Indicators (KPI’s)

Competenties

Zoals je misschien weet bestaan competenties uit kennis, vaardigheden, en eigenschappen. Kennis gaat over opleiding of werk- en denkniveau. Vaardigheden zijn meestal meer vakspecifiek, maar kunnen ook abstracter zijn. Denk aan de vaardigheid om kritiek te accepteren en verwerken.

Bij eigenschappen hebben we het meer over het type persoon dat we zoeken. Is iemand zachtaardig en vriendelijk? Is iemand proactief en hulpvaardig? Deze laatste factoren noemt men ook wel de zachte criteria. Opleiding en ervaring zijn de harde criteria.

Arbeidsvoorwaarden

Sollicitanten zijn uiteraard (en terecht) sterk gericht op de arbeidsvoorwaarden van een functie. Denk vooraf goed na over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden die je kunt bieden. In welke salarisschaal stroomt de kandidaat in? Hoe staat het ervoor met jullie pensioenregeling? Is er een dertiende maand? Er wordt van jou verwacht dat je de antwoorden op al dit soort vragen paraat hebt!

Contractduur

Essentieel! Na hoe lang goed functioneren maakt de kandidaat kans op een contract voor onbepaalde tijd? Of hebben we het over een tijdelijke vervanging van een werknemer die langdurig ziek is?

Functieomschrijving opstellen

Dan is nu het moment gekomen om de functie meer uitgebreid te omschrijven. Ook daar lopen we je in een aantal heldere stappen doorheen:

Stap 1. Vraag jezelf goed af wie je precies nodig hebt

Zeker bij een compleet nieuwe functie is het verstandig om heel goed na te denken over wie je precies zoekt. In grote organisaties ligt de inhoud van een functie veelal vast omdat de structuur van de organisatie meer is ingeklonken. Er kan dan zeer gericht worden gezocht op vaardigheden. Kleinere bedrijven willen vaak dat mensen meegroeien en dus allround inzetbaar zijn. Strategische bedrijfsplanning is belangrijk voor een gezonde groei van elk formaat organisatie.

Stap 2. Ga aan de slag met het functieprofiel

Nadat jullie goed hebben overlegd en diep hebben nagedacht is het tijd om de hierboven genoemde onderdelen op papier te zetten. Je kunt je wellicht trouwens aansluiten bij bestaande functieomschrijvingen voor jouw branche. Voor horecaondernemers is er bijvoorbeeld een register met referentiefuncties en bijbehorende functiebeschrijvingen.

Stap 3. Betrek het profiel in je personeelsbeleid

Een functieprofiel heeft niet zoveel zin als je het niet ook daadwerkelijk inzet in jouw dagelijkse personeelsbeleid. Dat je het gebruikt bij de werving en selectie van de juiste kandidaten is logisch. Maar ook tijdens de cyclus van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken rijkt het profiel je handvatten aan waarmee je gesprekspartners beter te woord staat.

Stap 4. Zorg regelmatig voor een update

In een modern bedrijf veranderen taken en verantwoordelijkheden constant. Pas het functieprofiel regelmatig aan, zeker als een werknemer verandert van functie of vertrekt. Als je dit doet in teamverband met de werknemer en zijn directe omgeving, leidt het vaak tot waardevolle input en structurele verbeteringen.

Nog een paar algemene tips die jou kunnen helpen een doelgericht functieprofiel te schrijven:

Wees zorgvuldig met functie-eisen

Hoe strenger de functie-eisen, hoe minder reacties jouw vacature uitlokt. Geef daarom heel duidelijk aan wanneer je over minimale eisen spreekt, en wanneer over gewenste eisen. Als je teveel minimale eisen aangeeft kunnen kandidaten later mogelijk sneller op de functie zijn uitgekeken.

Pas op voor discriminatie

Discriminatie dient, net zoals hopelijk in je persoonlijke leven, te allen tijde vermeden te worden. Allereerst kun je mensen het gevoel geven dat je hen uitsluit. Zakelijk gezien kun je door discriminatie de beste werknemers mislopen. Let dus goed op bij het bedenken van de functie-eisen. Vragen naar een bepaalde leeftijd of bepaald geslacht is voor de meeste functies bijvoorbeeld sterk af te raden.

Bied toekomstperspectief

Vermeld in het functieprofiel ook eventuele doorgroeimogelijkheden. Zo kun je vooraf een idee krijgen van de ambities die een sollicitant heeft bij jouw bedrijf. Als jullie iemand zoeken om voor langere tijd in te investeren, dan is het goed om te weten als een kandidaat daar andere gedachten over heeft.

Back To Top