skip to Main Content
Onbetaald Verlof: De Regels

Onbetaald verlof: de regels

Het wordt steeds populairder: onbetaald verlof. De ene werknemer gaat studeren, de ander wil zorgverlof en een derde wil sabbatical. Maar wat zijn eigenlijk de regels als het gaat om onbetaald verlof? En waar moet je rekening mee houden als werkgever?

Als je ondernemer bent, kan je te maken krijgen met verschillende soorten verlof. Je personeel heeft het recht om gebruik te maken van diverse regelingen voor betaald verlof. Denk hierbij bijvoorbeeld aan (wettelijke) vakantiedagen, het calamiteitenverlof en zwangerschaps/bevallingsverlof.

Wat is onbetaald verlof?

Er is sprake van onbetaald verlof als een werknemer voor langere tijd niet (of minder) werkt en daardoor ook geen (of minder) loon krijgt. Deze vorm van verlof wordt bijvoorbeeld gebruikt om meer tijd aan de opvoeding van kinderen te besteden of om te zorgen voor een ziek familielid. Andere werknemers willen er een tijdje tussenuit om tot rust te komen, te studeren of om lang op reis te gaan en nemen daarom ontbetaald vrij.

Al je personeel mag in principe onbetaald verlof aanvragen. Of je dit wel of niet mag weigeren, hangt af van de vraag waarom een werknemer onbetaald vrij wil nemen. Soms kan iemand zich namelijk beroepen op een wettelijk recht op onbetaald verlof.

Wettelijk recht op onbetaald verlof

Werknemers hebben wettelijk recht op twee vormen van onbetaald verlof: ouderschapsverlof en zorgverlof voor een lange tijd. Je moet, in principe, in deze gevallen de verzoeken tot onbetaald verlof inwilligen. Je mag het verzoek alleen weigeren als je aan kunt tonen dat er (zwaarwegende) bedrijfsbelangen zijn om je werknemer verplicht door te laten werken.

Als een werknemer gebruik maakt van langdurend zorgverlof of ouderschapsverlof, ontvangt hij geen loon. Dit is in de wet zo geregeld. Echter staan er soms afspraken over (gedeeltelijke) doorbetaling in de arbeidsovereenkomst of verplichte cao.

Let op:

Vaak nemen werknemers voor een deel van de werktijd onbetaald verlof op, bijvoorbeeld voor één dag in de week. Met name bij ouderschapsverlof is dit het geval. Zij krijgen de gewerkte uren natuurlijk wel uitbetaald.

Andere vormen van onbetaald verlof

Als een werknemer vrij wil nemen voor bijvoorbeeld een wereldreis, een sabbatical of een opleiding, dan ben je als werkgever niet verplicht om hem vrij te geven. Hiervoor bestaat namelijk geen wettelijke basis. Er is maar één uitzondering hierop, dat is als er in de cao voor jouw bedrijfstak andere afspraken staan over onbetaald verlof.

Je moet een aanvraag naar onbetaald verlof echter altijd serieus overwegen als je je hecht aan goed werkgeverschap. Als je de voor- en nadelen hebt afgewogen, en je besluit je werknemer geen vrij te geven, onderbouw dan je beslissing met een begrijpelijke en duidelijke motivatie. Deze motivatie helpt om de verstandhouding tussen jou en je werknemer op peil te houden.

Let op:

Het is belangrijk om heel zorgvuldig te zijn met je afwegingen; als je een verzoek naar onbetaald verlof afwijst, kan dit ertoe leiden dat de werknemer ontslag neemt. Wees je hier bewust van.

Aandachtspunten bij onbetaald verlof

Als je wel akkoord gaat met de aanvraag naar verlof, maak dan in overleg duidelijke afspraken en zet ze op papier. Betrek in deze afspraken ook de volgende aandachtspunten:

1. Vervanging

Indien nodig, zorg voor vervanging van je werknemer. Doe dit bij voorkeur voordat het verlof begint, dan kan de werknemer de vervanger inwerken en de werkzaamheden overdragen op een goede manier.

2. Duur

Maak een duidelijke afspraak over de duur van het onbetaalde verlof. Dit kan in principe onbeperkt zijn, maar er geldt in de praktijk een maximum van 18 maanden. Als de werknemer langer onbetaald vrij neemt, heeft dit gevolgen voor zijn rechten. Denk hierbij aan zijn rechten inzake de Werkloosheidswet (WW), de Ziektewet en/of de wet Werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA).

3. Loon

Tijdens de periode van het onbetaalde verlof heeft je werknemer geen recht op salaris. Is het gedeeltelijk verlof, dan betaal je hem natuurlijk wel voor de gewerkte uren. Wijs de werknemer erop dat een lager (of geen) loon gevolgen kan hebben voor de hoogte van zijn toeslagen, bijvoorbeeld voor kinderopvangtoeslag, studiefinanciering of huurtoeslag.

4. Arbeidsvoorwaarden

Welke arbeidsvoorwaarden heeft je werknemer? Ga deze na en spreek met hem af welke er tijdens de verlofperiode blijven gelden. Mag de werknemer tijdens het verlof de smartphone van de zaak en/of zijn leaseauto blijven gebruiken? Blijft hij in de collectieve zorgkostenverzekering? Adviseer hem ook om zijn eigen verzekeringen te checken. Hoe zit het bijvoorbeeld met de kosten van een eventuele aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering? Worden deze kosten gedekt?

5. Vakantiedagen

Als je werknemer onbetaald vrij neemt, bouwt diegene geen vakantiedagen op. Tijdens het verlof mag hij wel vakantiedagen opnemen die hij nog heeft staan. In dat geval betaal je deze dagen aan hem uit. De werknemer bouwt pas weer vakantiedagen op als het verlof eindigt en hij weer aan de slag gaat.

Let op:

Er is één uitzondering: het opbouwen van vakantiedagen gaat wél gewoon door als je werknemer langdurend zorgverlof opneemt.

6. Pensioenopbouw

Over de uren die je werknemer niet werkt, hoef je tijdens het verlof geen pensioenpremie af te dragen. De werknemer bouwt dus tijdelijk geen of minder pensioen op. Wel mag je andere afspraken maken. Werknemers die onbetaald vrij nemen, kunnen bij veel pensioenfondsen bijvoorbeeld zelf hun premie blijven betalen. Op die manier dragen ze dan zowel het deel van de werknemer als het deel van de werkgever af.

7. Ziekte

Je werknemer blijft verzekerd voor ziektekosten als hij onbetaald vrij neemt. Als hij tijdens het verlof helemaal geen inkomsten heeft, dan hoef je de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet niet te betalen. Wel moet je werknemer zijn eigen zorgpremie blijven betalen.

Mocht je werknemer ziek worden tijdens zijn verlof, dan heeft hij geen recht op loondoorbetaling. Als hij nog steeds ziek is als het verlof afgelopen is, dan is de eerste werkdag een ziektedag. De loondoorbetaling begint dan direct. Je kan met je werknemer afspreken dat hij zijn verlof af mag breken als hij ziek wordt. Mocht je hiervoor kiezen, moet je ook direct beginnen met de loondoorbetaling. Je werknemer kan er daarnaast voor kiezen om een vrijwillige Ziektewet-verzekering af te sluiten bij het UWV.

8. Ontslag

De arbeidsovereenkomst loopt tijdens het onbetaalde verlof gewoon door. Ook de ontslagbescherming blijft dan van kracht. Als werkgever ben je dus aan de wettelijke regels van het ontslagrecht gebonden.

Als je tijdens het verlof je werknemer wilt ontslaan, dan heeft de werknemer recht op een WW-uitkering die is gebaseerd op het salaris dat hij verdiende vóór het verlof. Het onbetaalde verlof heeft dus geen invloed op de duur en de hoogte van de WW-uitkering. Wel is de voorwaarde dat het verlof niet langer duurde dan 18 maanden.

Let op: 

Een werknemer heeft wettelijk recht op ouderschaps- of zorgverlof. Je mag hem dus niet ontslaan omdat hij een van deze vormen van verlof opneemt.

Lees ook onze andere interessante artikelen voor ZZP’ers. Zoek je een antwoord op je vraag, of wil je graag advies? Neem dan contact met ons op.

Back To Top