skip to Main Content

Stappenplan sollicitatieprocedure

In een concurrerende markt is het vinden van de beste mensen essentieel. Maar hoe ga je te werk? Wij laten je zien hoe je in 8 stappen jouw ultieme kandidaat werft.

Voor we beginnen raden we je aan om altijd de sollicitatiecode in je achterhoofd te houden. Dit pakket aan richtlijnen garandeert dat sollicitanten netjes worden behandeld. Houd je aan deze regels en neem de volgende stappen om jouw ideale nieuwe personeelslid te vinden.

1. Een functieprofiel opstellen

Eerst bepaal je wat voor soort werknemer je zoekt. Daarvoor stel je een functieprofiel ofwel functieomschrijving op. Hiermee bepaal je of een werknemer geschikt is voor de functie binnen jouw bedrijf. Hoe je een treffend functieprofiel maakt, vertellen we je in het volgende blog. Je gebruikt het profiel ook voor de personeelsadvertentie of vacature (stap 2), bij de brievenselectie, en tijdens het sollicitatiegesprek (stap 3 en 4).

2. De vacature plaatsen

Als je weet wie je zoekt, is het tijd om een personeelsadvertentie te schrijven. Een goede vacature(tekst) is doelgericht, kort, en krachtig. Vervolgens wil je dat zoveel mogelijk kandidaten jouw ijzersterke tekst lezen.
Dus plaats je deze op je eigen website en op social media zoals LinkedIn, Twitter, en Facebook. Om je bereik te optimaliseren is het slim om de vacature ook uit te zetten op gespecialiseerde websites zoals Indeed, Jobbird, Nationale vacaturebank, en Monsterboard.
Voor hele specifieke vacatures kun je via branche- of regionale sites werven. Tot slot werken mond-tot-mondreclame, een poster op je pand, of een sticker op je bedrijfswagen ook nog steeds heel goed.

3. Sollicitatiebrieven en cv’s beoordelen

Uiteraard wil iedereen voor jouw bedrijf komen werken. De reacties stromen binnen. Hoe beoordeel je de nogal verschillende reacties en cv’s? Daar hebben we 5 tips voor:

1. Wacht tot de sluitingsdatum
2. Verzamel alle sollicitatiebrieven in 1 map
3. Beoordeel de sollicitaties met meerdere mensen
4. Verdeel de beoordeling in vier stappen:
– kijk naar de motivatie
– leg de cv’s naast de eisen
– lees sollicitatiebrieven zorgvuldig door
– bekijk cv’s nauwkeurig en check referenties
5. Rangschik de uitkomst (afwijzingen, twijfelgevallen, geschikte kandidaten en aanhouden)

Tijdens het beoordelen is het belangrijk dat je kritisch durft te zijn! Een ongeïnspireerde brief, taalfouten, een onverklaarbaar gat in het cv; stel gerichte vragen om de kandidaten echt te leren kennen. Sollicitanten die slordig te werk gaan kun je alvast netjes afwijzen (zie stap 7).

Tip
Door screening kun je controleren of de identiteit van een sollicitant klopt en of hij echt de juiste diploma’s heeft. Ook een slechte reputatie en een strafblad komen zo boven water.

4. Een sollicitatiegesprek voeren

Geschikte kandidaten nodig je uit voor een gesprek. Je bepaalt zelf hoeveel sollicitatie- of selectiegesprekken voert, maar meerdere rondes zijn wel aan te raden. In een eerste ronde kunnen vijf kandidaten op gesprek komen bij een of twee verantwoordelijke medewerkers zoals afdelingsmanagers. Deze maken dan de eerste selectie. Daarna voer jij als eindverantwoordelijke een gesprek met de twee of drie beste kandidaten. Eventueel kun je een derde, beslissende ronde hanteren.

Tip
Beslis nooit overhaast of op basis van emotie. Iemand mag best eerst bewijzen dat hij of zij binnen jouw bedrijf past. Je kunt zelfs denken aan caseopdrachten of een proefperiode die uiteindelijk de doorslag geven.

5. Beoordeling sollicitanten

Na de gesprekken ga je de bevindingen toetsen. Samen met de andere betrokkenen weeg je de voor- en nadelen van elke kandidaat. Past deze persoon binnen het gestelde functieprofiel? Heeft hij of zij de juiste kwalificaties en ervaring? Hoe verliep het gesprek? Was er een klik en had de kandidaat kennis van zaken? In een open en eerlijk gesprek kom je tot een weloverwogen oordeel.

6. Arbeidsvoorwaardengesprek

De beste kandidaat nodig je uit om over arbeidsvoorwaarden te praten. Bereid je hier goed op voor en bepaal vooraf jouw doel. Je weet wat voor salaris en welke secundaire arbeidsvoorwaarden je kunt bieden; overtuig de kandidaat van de meerwaarde die jij als werkgever hebt. Wanneer jullie er niet uitkomen nodig je de volgende geschikte kandidaat uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

7. Terugkoppelen

Na het selecteren van jouw nieuwe werknemer, informeer je alle kandidaten over de uitslag. Ook de afgevallen kandidaten verdienen hierbij ruim aandacht. Je vertegenwoordigt jouw organisatie en wilt ook voor de toekomst en voor jullie reputatie de indruk van een correcte werkgever achterlaten.
Kandidaten die op gesprek zijn geweest informeer je direct wanneer je zeker weet dat zij de functie niet zullen krijgen. Mocht de kandidaat openstaan voor een gesprek en vragen naar de reden voor de afwijzing, neem daar dan de tijd voor. Onthoud altijd dat je niemand mag afwijzen vanwege diens leeftijd, gezondheid, zwangerschap, taal, afkomst of religie.

8. Aannemen

Nu je de ideale kandidaat voor jullie vacature hebt gevonden rest slechts het ‘papierwerk’. Je stelt een arbeidsovereenkomst op aan de hand van de afspraken uit het arbeidsvoorwaardengesprek die jullie beide ondertekenen.
Dan is het zover; de werkplek kan gereed worden gemaakt. Zorg dat alle eventuele andere arbeidsvoorwaarden zijn geregeld en verwelkom je nieuwe werknemer.

Gefeliciteerd! Jouw organisatie is weer een stukje sterker!

Back To Top