skip to Main Content

De startende ondernemer: administratieve processen inrichten

Succesvol ondernemerschap hangt voor een deel af van het zicht dat de ondernemer heeft op zijn administratie. Net zoals de dokter luistert naar de longen en de bloeddruk meet, kan een ondernemer de gezondheid van zijn bedrijf aflezen uit de administratie. Daarvoor moet deze wel accuraat en actueel zijn. Wij vertellen je meer over het inrichten van administratie processen. 

Verbindingen

Het is tegenwoordig belangrijk dat jij als ondernemer kiest voor goede bedrijfssoftware die compatibel is met jouw boekhoudsysteem. Op die manier kun je ervoor zorgen dat de verschillende processen in jouw bedrijf met elkaar in verbinding staan en elkaar aansturen. Denk aan automatisch factureren, real-time aanpassen van de voorraad en direct verwerken van betalingen en uitgaven in de boekhouding.

Waarom automatiseren?

Het is niet vreemd als je kritisch bent over het grotendeels automatiseren van jouw bedrijfsprocessen. En natuurlijk dien je je goed te oriënteren voor je dergelijke stappen zet, want elk bedrijf is anders en heeft een eigen vorm van automatisering nodig. Echter, er zitten zulke grote voordelen aan automatische processen, dat we het elke beginnende ondernemer aanraden. Een paar van deze voordelen zijn:

  • Minder kans op menselijke fouten
  • Tijdsbesparing en dus kostenbesparing
  • Groter en sneller inzicht in je bedrijfsresultaten
  • Service naar de klant (bijv. automatische winkelprocessen)

Als je in jouw onderneming veel bonnetjes moet verwerken in de boekhouding, kun je overwegen een app te gebruiken die deze kan inscannen en herkennen. Dan kunnen aankopen direct automatisch richting de boekhouding worden gestuurd. Een app waarmee je zulke zaken bijvoorbeeld kunt instellen is Basecone Spencer.

Efficiëntie in je boekhouding

Om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan is het dus slim om facturen op te maken in een boekhoudprogramma zodat ze ook direct worden ingeboekt. Ook bankmutaties dienen automatisch verwerkt te worden en het systeem voor de inkoopfacturen moet samenwerken met de overige systemen. Dan heb je altijd een actueel inzicht in je bedrijf en hoef je dit soort handelingen nooit dubbel te verrichten.

Productiestraat

Wanneer je alle processen die hiervoor in aanmerking komen hebt geautomatiseerd en gekoppeld spreken we van een zogenaamde productiestraat. Laten we een tandartspraktijk als voorbeeld nemen. Die zou de afsprakenagenda kunnen koppelen aan het factureersysteem zodat na een behandeling automatisch de factuur bij de klant in de e-mail inbox of op de mat valt. Wanneer er in het behandelsysteem genoteerd kan worden welke materialen er gebruikt worden en welk gereedschap er misschien aan vervanging toe is kan direct ook de voorraad bijgewerkt worden. Deze aankopen worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar de boekhouding. Ook kan er bijvoorbeeld 5 maanden na de laatste controle-afspraak of behandeling automatisch een herinnering worden verstuurd dat de volgende controle voor de deur staat.

De ontwikkelaars van boekhoudsoftware weten dat elke business andere behoeftes en processen heeft. Zij kunnen je adviseren over de stappen die je kunt nemen om jouw financiële administratie zo efficiënt mogelijk in te richten.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem dan contact op met onze adviseurs en specialisten.

Back To Top